紙カルテ6,800人分を4か月で電子化｜心電図・採血レポートも1枚ずつ丁寧にスキャン【健康保険組合様】
新しく導入する電子カルテシステムに過去に作成された紙カルテを電子化し統合することとなりました。グループ会社も含め6,000名を超えるカルテを社内のリソースを使用して電子化するのでは容易ではなくアウトソーシング先としてスキャンブリッジをご指名いただきました。業種：健康保険組合・医療
対象文書：紙カルテ（心電図・採血レポート・レントゲン等の添付文書含む）
導入サービス：文書電子化（PDF化）・カルテ番号付与・優先納品対応
規模：約6,800人分
納期：約4か月
課題
電子カルテ移行までの約4か月という短納期で、添付文書の多い大量の紙カルテを電子化する必要がありました。
・カルテには採血のレポートや心電図、レントゲンなど様々な添付文書がありオートフィーダー機能は使用できず電子化には膨大な時間がかかる
・電子カルテシステムの運用開始までの約4か月の間に電子化作業を終える必要があり内製では困難
ご要望
・添付されている採血結果や心電図なども電子化してほしい
・既存のカルテ番号に所属ごとに割り振られた番号を付与してファイルを作成してほしい
・急遽診察が必要になった人のカルテを指定日までに届けてほしい
ご提案
・添付されている採血レポートや心電図などは糊やホッチキス止めされているので高速ADFスキャナーの使用は不可能なためフラッドベットスキャナーで電子化をしていきました。レポートは重ねて添付されていることが多いため一枚ずつめくって電子化を行いました。
・カルテを梱包する際に所属を箱で分けていただくことでリストなどを作成していただくお手間を省くことができました
・カルテが必要になった方の情報をメールで頂戴し優先的に電子化することで対応しました
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Q&A
Q. 心電図や採血レポートなど添付文書の多いカルテもスキャンできますか？
A. 対応可能です。糊付け・ホチキス止めの添付文書が多いカルテも、フラットベッドスキャナーで1枚ずつ丁寧に電子化します。重ねて添付された資料も1枚ずつめくって処理します。
Q. 電子カルテへの移行期限までに間に合いますか？
A. 対応可能です。移行スケジュールに合わせ、優先順位をつけた納品で期限内の電子化を進めます。急ぎで必要なカルテを先に電子化する対応も可能です。
Q. カルテ番号や所属ごとにファイルを整理できますか？
A. 可能です。既存のカルテ番号に所属ごとの番号を付与するなど、貴社の運用ルールに合わせたファイル作成・命名に対応します。
Q. カルテの枚数が正確にわからなくても依頼できますか？
A. 問題ありません。保管箱の数や棚の状況から概算のお見積りが可能です。まずは箱数や移行スケジュールをお聞かせください。