建物図面を段ボール100箱超まとめて電子化｜フォルダ・箱・書類シールの3点照合で「戻せる運用」まで設計【大手インフラ系グループ様】
建物図面100箱超を、予算に合わせた年度分割で無理なく電子化。フォルダ・箱・スキャン済シールを同じ番号で対応させ、持ち出した図面が迷子にならない「戻せる運用」まで設計した大手インフラ系グループ様の事例です。業種：大手インフラ系グループ（不動産・建物管理部門）
対象文書：建物図面（大判図面・製本図面を含む）
導入サービス：図面スキャニング（PDF化）／現地梱包代行／原本返却／スポットスキャン対応
規模：段ボール100箱超（複数便に分割して搬出）
納期：年度単位の継続案件（複数年度にわたり実施）
課題
大量の建物図面が段ボールで眠り、「必要な1枚」を探すだけで時間がかかっていました。
長年にわたり蓄積した建物図面は段ボールで100箱を超える規模。紙のまま保管されているため、閲覧のたびに現物を探し出す手間が発生していました。さらに、一度閲覧のために持ち出した図面を「どの箱に戻すべきか分からなくなる」という運用上のリスクも抱えていました。
ご要望
限られた予算の範囲内で電子化を進めたい。スキャン後の原本は返却してほしい。あわせて、閲覧のために持ち出した図面を、確実に元の保管場所へ戻せる運用にしたい。
ご提案
まず、ご予算に合わせて作業数量を年度・便ごとに分割設計し、無理のないペースで電子化を進める計画をご提案しました。段ボールは工場から直送で手配し、搬出時の梱包作業は当社スタッフが現地で代行。お客様側の作業負担を最小限に抑えました。
大判の建物図面や製本された図面も、裁断せずにそのままスキャンする非破壊方式で対応。スキャン後の原本は宅配便にて返却し、紙原本を手元に残したいというご要望にもお応えしました。急ぎで個別の図面が必要になった際は、スポットでのスキャン・納品にも対応しています。
さらに、電子化後の運用として「フォルダ名・段ボール番号・書類に貼るスキャン済シール」を同じ番号体系で対応させる仕組みを設計。これにより、閲覧のために持ち出した図面も、シールの番号を見れば元の箱がすぐに分かり、「持ち出しても迷子にならない」運用を実現しました。
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Q&A
Q. 段ボール100箱を超えるような大量の図面でも対応できますか？
A. はい、対応しております。本件のように100箱を超える規模でも、年度・便ごとに分割して搬出・スキャンを進めることで、お客様の保管スペースや予算に合わせて無理なく電子化できます。段ボールの手配から現地での梱包作業まで当社が代行しますので、お客様側の作業負担はほとんどありません。
Q. 大判の建物図面や製本された図面は、裁断しないとスキャンできませんか？
A. 裁断せずにスキャンできます。大判図面や製本図面も非破壊方式で1枚ずつ丁寧に読み取りますので、原本をそのままの形で残したい場合もご安心ください。
Q. スキャンした後の原本は返してもらえますか？
A. はい、ご希望に応じて原本を返却いたします。本件でも作業完了後に宅配便にて原本をお戻ししております。原本の廃棄（溶解処理）をご希望の場合は、そちらの代行も承ります。
Q. 電子化した後、紙の図面を持ち出すと元の箱が分からなくなりませんか？
A. その課題に対して、当社では「フォルダ名・段ボール番号・書類に貼るスキャン済シール」を同じ番号でひも付ける運用を設計しています。持ち出した図面もシールの番号を見れば元の箱がすぐに分かるため、電子化後も現物の管理が崩れません。
Q. 費用はどのくらいかかりますか？
A. 図面のサイズ（A4〜大判）・総枚数・箱数によって変動します。まずは箱数と図面の種類をお伺いし、概算をご提示します。分割納品や年度ごとの実施でご予算に合わせた設計も可能です。