貯蔵設備製造会社 手書き図面の電子化事例【関東エリア】
膨大な古い手書き図面や書類の管理をデジタル化し、保管効率と検索性を飛躍的に改善。長年蓄積された情報資産を有効活用するための保存方法見直し事例。
長年蓄積された多量の古い手書き図面や設計図、技術書類などの紙文書を保管してきました。
しかし、経年劣化や頻繁な閲覧による紙の損傷、保管スペースの逼迫、必要な図面を探す手間など、さまざまな課題が顕在化してきたことから、保存方法の見直しに踏み切ることとなりました。
課題
- 物理的な保管スペースの圧迫
膨大な図面や書類が倉庫や書庫を圧迫し、効率的な保管場所の確保が急務となっていました。 - 経年劣化と頻繁な閲覧による損傷リスク
長年の保管による経年劣化と、何度も閲覧されることで紙が傷み、貴重な設計図や技術資料の損傷や紛失の危険性が高まっていました。 - 検索性の低さと利用困難
紙媒体のため必要な図面や資料を探し出すのに時間がかかり、社内での情報共有や活用に支障がありました。
ご要望
- 図面の高精度スキャンと劣化防止
劣化が進む手書き図面を高精細にデジタル化し、原本の状態を可能な限り忠実に再現したいとのご希望でした。 - デジタルデータの体系的管理と効率的検索
検索性向上のため、属性情報やメタデータを付与し、目的の図面を迅速に見つけ出せる体制を整えたいとの要望がありました。 - 安全性の確保と運用負荷の軽減
重要図面の紛失リスクを低減するため、適切なセキュリティ対策と、スキャン作業からデータ登録までを一貫して任せたいというニーズがありました。
ご提案
- 高精度スキャニングと劣化防止のための最適な取扱い
古い手書き図面は、劣化や破損を防ぐために事前に状態を確認し、折れやしわを丁寧に伸ばしてからスキャンしています。高解像度のスキャナーで細部まで鮮明に読み取り、画像処理でにじみや色あせも補正。こうして原本の情報を損なわず、高品質なデジタルデータを作成しています。 - 属性付与によるデータ管理・検索システム連携支援
現在稼働中の文書管理システムに直ちにデータを移管できるよう対応し、既存の命名ルールに基づいてファイル名をリネームしました。これによりファイルの一貫性が保たれ、社内での検索性が向上し、効率的な文書管理が実現しました。 - 情報セキュリティの国際基準を満たした環境でのデータ処理
情報セキュリティの国際基準ISO27001を満たす環境で、機密文書の安全な取り扱いを徹底しています。作業履歴の管理や原本返却まで含め、担当者の負担を軽減する運用フローを構築しました。
長年の課題であった手書き図面の劣化と管理問題を一気に解決できました。ヒアリング、提案、スキャン、廃棄までワンストップでお願いできたのは助かりました。
高精度のスキャンで細かい部分まで鮮明に保存され、パソコンのモニターでとても綺麗に閲覧できています。社内業務の効率化に大変役立っています。