四年制大学 管理部 様【大量機密文書の電子化】
新校舎建設で保管スペースが大幅に縮小。引越しの段ボールに梱包した状態で保管されていた大量の文書を一気に電子化。新校舎建設で法人本部が一か所に集められ、地下書庫も複数の部課で共有することとなり、これまでと同じ保管スペースを確保することがむずかしくなりました 。
低活用期の文書を電子化することで保管スペース問題を解決しました。
課題
・新しい建物の地下書庫に各部課に割り当てられたスペースはこれまでより狭くなり、入りきらない文書が通路に溢れてしまっている
・ごくまれに古い文書の情報が必要になる場合があり、探し出すのに半日を要することがある
・元の場所に戻し忘れるなど文書の迷子が発生している
・数十年前の文書は劣化がこれ以上進むと情報が読み取れなくなる可能性がある
ご要望
・通路に物を置くことを禁止されているので文書は一括で引き取ってもらいたい
・古い文書でもしっかり検索できるようにしたい
・A0サイズやそれ以上の大きさの図面も電子化してほしい
・電子化後の文書は廃棄してほしい
ご提案
・電子化対象文書を一括で弊社スキャニングセンターへ移管。
・現状を調査と分析。運用方法など。コンサルティングの実施。
・文書を分析し運用しやすいフォルダ構造を構築。
・ファイル検索の効率を上げるため複数の項目を最適な組み合わせのファイル名付与ルールを作成。
・大型フラットベッドスキャナーと別途画像編集ソフトを使用して超大判図面も電子化。
・溶解廃棄処理後に溶解廃棄処理証明書を発行。
お客様より
当校は学術複合施設を開設したことにより、管理部門も新しい建物に移動することになりました。そこで浮上してきた問題は各部課で保存してきた過去70年分の膨大な文書をそのままスライドして保存するスペースがないという事でした。
時限的な措置として地下書庫の通路スペースなどに引越し時の段ボールのまま保管しておきましたが長期に置いておくことはできませんでした。
電子化代行業者の選定にあたってのポイントとしては、学校法人での作業実績があること、提案がしっかりしていること、文書を一括で引き取ってもらえることなどがありました。
3社とお会いしましたが、スキャンブリッジさんは学校関係の実績が豊富だったこと、あの大量の文書を一括で引き取れますよと即答していただいたこと、電子化してからのことを丁寧に提案してもらったのが印象的でした。
最終的には作業コストも他社さんよりも低くお願いすることになりました。
約8か月の作業期間でしたが、あの大量の文書をこの期間で電子化されたことに驚いています。
これまでは書類を探すのに地下倉庫まで行き、移動書庫のハンドルを何度も回し、時には脚立を使い、結局見つからないこともありスタッフのモチベーションも下がり気味でした。しかし今では席を立つことなくPCで閲覧ができるので業務効率が上がっているのを実感しています。