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鉄道系不動産会社 様【契約書類・図面の電子化】

管理規約、総会、理事会資料、契約に関する書類から管理物件の図面まですべて電子化。

社内の3事業部が保存していた書類や図面を電子化しました。異なるサイズの書類、名刺や写真など混在したファイルや、劣化して状態のよくない図面などもきれいに電子化していただきました。

課題

・毎月新しい文書が作成される中、40年前から継続して保管している書庫は空きスペースがない
・文書の保管場所は執務スペースと同じビルの別フロアにある書庫であるため確認のたびに2か所に捜索する場合があり無駄が発生している
・担当者によってはルール通りにファイルされていない場合もあり文書を見つけ出すのに時間を要している
・顧客からの問い合わせに対して迅速に対応できていない
・電子化後に廃棄をしたいが中には保存義務のある契約書の原本が混在してしまっている。しかし大量の文書の中から事前に抜出すことは人手と手間を考えると不可能

ご要望

・社内ファイルサーバーの共有フォルダにデータを保管したい
・問い合わせに対する文書の捜索時間を限りなくゼロにしたい
・電子化文書の一覧を作成してほしい
・書庫として使用している部屋をミーティングスペースなど別目的で活用したいので置いてある文書を一気になくしたい
・電子化が終わった文書はセキュリティに考慮して廃棄してほしい

ご提案

・現状を調査と分析。運用方法など。コンサルティングの実施。
・文書を分析し運用しやすいフォルダ構造を構築。
・ファイル検索の効率を上げるため複数の項目を最適な組み合わせのファイル名付与ルールを作成。
・Excelでリストを作成。文書に個別のハイパーリンク付与。
・電子化対象文書を一括で弊社スキャニングセンターへ移管。
・溶解廃棄処理後に溶解廃棄処理証明書を発行。

お客様より

当社は40年にわたり関西だけではなく関東に13,000戸を超えるマンションやテナントビルの運営サポートをしています。マンションやビルの管理サービスには大量のかつ多種多様な文書が日々発生しその管理も大変です。同じ事業部でも年代や担当者によってファイル方法が異なったりすることで文書の捜索や担当者を引き継ぐ際の大きな問題になっていました。

なにより深刻なのが保管場所問題です。

マンション管理事業には様々な文書が日々発生します。定期的に開催させる理事会や総会などの資料、改修工事や清掃の報告書、各種契約書や見積書などを社内に保管しておく余裕がなくなったのです。

そこで当社と同業種の電子化実績が多数あったスキャンブリッジさんに話を聞いてみることにしました。見積りと提案をもらうまでに2回打合せを実施しました。初回は今弊社が抱えている課題の聞き取りと、電子化をした後どういう状態になっていたいのか、そのためには社内での意識を変えていく必要がある、誰もが納得できるルール作りが必要であるなど、熱く語られていたのが印象的でした。

今、運用が問題なくできている理由はこれかと思っています。

2回目は保管、保存している文書の調査でした。これがほぼ半日作業で正直ここまでやる必要があるのかと思いましたが、後日提出された提案書は課題分析、解決策、運用方法までとても詳細で、上司への業者選定の報告時にもそれを読ませるだけで済みました。

正式に発注となってからは、事前に提出されたスケジュール通りに進行し、定期的に進捗状況の報告もあったので安心し本業に専念することができました。

何より助かったのは、あの大量の文書を一気にスキャンブリッジさんの保管スペースに移管してもらったので、書庫が一日にして空っぽになったことです。この部屋はこんなに広かったんだと感動したのを覚えています。

今は社員が予約なしで使えるミーティングスペースを複数設置しています。リフレッシュスペースも併設しているので、事前と他部署とのコミュニケーションも活発になったのは予想以上の効果で嬉しかったです。

デスクを離れることなく文書を瞬時に探せるのは便利だと頭では理解していましたが、効果は予想以上でした。これまで執務スペースは2階、書庫は7階と離れており、移動時間・捜索時間を合わせるとそれは無駄な時間を浪費していたのだと痛感しました。業務効率も目に見えて向上したように思えます。

現在も1年サイクルで継続してスキャンブリッジさんには電子化をお願いしております。

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