1. 歯科医院の紙カルテ電子化にかかる費用はどのくらいか？

8,000人分・約22万枚という大規模な紙カルテを、無理のない費用で電子化できる業者を探すことが最初の課題でした。歯科医院運営の中で、カルテ管理コストとスキャン費用のバランスをどう取るかがポイントとなっていました。

2. レントゲン写真（パノラマ・デンタル）もスキャンできるのか？

歯科カルテには一般的な問診票・治療記録に加え、パノラマレントゲン・デンタルレントゲンなどの医療画像が含まれます。通常のスキャン業者では対応が難しいのではないかという懸念がありました。

3. 患者ごとに1つのPDFにまとめられるか？

1人の患者様のカルテ書類をバラバラのファイルではなく、患者単位で1つのPDFにまとめ、「患者番号＋氏名」の命名規則で納品してほしいという運用要件を満たせる業者選定が課題でした。

4. スキャン後の原本をどう処分するか？

歯科カルテは個人情報・医療情報を含む機密文書のため、電子化後の廃棄も業務用処分（焼却・溶解）が必要でした。電子化と廃棄を別業者に依頼する場合の情報漏洩リスクも懸念事項でした。

1. レントゲン写真を含む混在カルテへの対応

一般書類とレントゲン写真が混在する紙カルテを、抜け漏れなくスキャンしてほしいというご要望でした。書画カメラクオリティでも問題ないという柔軟な要件をいただいていました。

2. 患者単位で1PDFにまとめる納品仕様

1人の患者様のカルテ書類（枚数は5〜40枚とばらつきあり）を、ページ順不同でも1つのPDFにまとめてほしいとのご要望。ファイル名は「患者番号＋氏名.PDF」の形式で統一する仕様を希望されました。

3. 最大B4サイズ・カラー/モノクロ混在への対応

カルテには最大B4サイズの書類が含まれ、カラーとモノクロも混在。1枚ずつサイズや色を判別しながら効率的に処理してほしいというご要望でした。

4. 業務用処分（焼却・溶解）による原本廃棄

電子化完了後の原本は、機密性を確保した業務用処分にて廃棄してほしいとのご要望。電子化から廃棄まで一括対応することで、院内での廃棄手配の手間を省きたいとの意向がありました。

5. 納期に希望なし・品質重視

納期については柔軟に相談したい一方で、22万枚という大規模案件のため、品質を担保できるスケジュールでの提案を希望されました。

1. レントゲン写真もスキャン可能な処理体制

パノラマ・デンタルレントゲンについては、書類スキャンとは別工程でスキャン設定を切り替えて処理する体制をご提案。書画カメラクオリティで十分とのご要望でしたが、実際にはより高品質なスキャンでの納品が可能な設定で対応しました。

2. 患者番号＋氏名の命名規則による患者単位PDF化

患者ごとにカルテを仕分けし、1患者=1PDFにまとめる工程を構築。ファイル名は貴院の患者管理システムに合わせて「患者番号＋氏名.PDF」の形式で統一。ページ順は指定なしとのご要望を活かし、スキャン効率を優先しつつ、患者単位での完結性を担保しました。

3. 混在仕様への自動判別スキャン

最大B4サイズ、カラー・モノクロ混在の書類について、自動判別機能のあるスキャナーを使用。サイズ・色を1枚ずつ判別しながら処理することで、手作業による振り分けの手間を省き、大量案件でもコスト効率を維持しました。

4. スキャン→溶解処理までの一貫対応

電子化完了後の原本は、機密性を確保した溶解処理にて廃棄。専用の運搬・処理工程を経ることで、書類が第三者の目に触れることなく完全に処理される体制を整えました。電子化から廃棄まで貴院で業者を分ける必要がなく、情報漏洩リスクの最小化と運用負担の削減を同時に実現しました。

5. 大規模案件に対応した段階納品

約22万枚の大規模案件のため、患者番号順など貴院の運用に合わせた分割納品にも対応。すべての電子化を待たずに、段階的にデジタル運用へ移行できる体制をご提案しました。