稟議書ファイル121冊・約9万枚を2ヶ月で電子化｜ホチキス再綴じ・原本返却対応の事例【鉄道グループ系列 小売事業会社 E社様】
過去の稟議書ファイル121冊・約9万枚を、わずか2ヶ月という短納期で電子化。スキャン後はホチキスを再綴じして原本を返却し、過去資料の参照性を保ちつつ、検索可能なサーチャブルPDFで業務効率を大幅に改善。
業種： 鉄道系流通サービス
エリア： 関西エリア
導入サービス： 稟議書スキャン＋OCR処理＋ホチキス解体・再綴じ＋原本返却（短納期対応）
対象文書： 稟議書ファイル121冊（9.5cm幅キングファイル／合計約9万枚／A4・A3混在／片面・両面混在／白黒・カラー混在）
作業期間： 約2ヶ月（〜2026年3月末納品）
課題
1. 約2ヶ月という限られた作業期間
社内の運用都合により、納期が約2ヶ月後に設定されていました。121冊・約9万枚という大規模案件をこの期間内で完了させられる業者を探すことが、最大の課題となっていました。
2. 過去稟議の参照に時間がかかる
121冊にわたる稟議書ファイルが書庫に収められており、過去の決裁内容を確認する際に冊子を1冊ずつ手繰って探す必要がありました。意思決定の根拠資料として過去稟議を参照する場面で、業務効率の低下を招いていました。
3. 原本廃棄ができない文書
稟議書は社内の意思決定記録として原本保管が求められる文書のため、電子化後に原本を廃棄することができません。スキャン作業に伴うホチキス解体後、元の状態に戻して返却する一貫対応が必須であり、この再綴じ工程が短納期実現の難易度をさらに上げていました。
4. 大量・混在仕様への対応
A4・A3混在、片面・両面混在、白黒・カラー混在という複合的な仕様。短納期かつ高品質を両立させるためには、判別・仕分け作業を効率化できる体制が必要でした。
5. 稟議書特有のサイズ・綴じ方への配慮
稟議書には添付資料としてA3図面や帳票が折り込まれているケースが多く、ホチキスを外す際に資料を破損しないこと、再綴じの際に元の順序・向きで正確に戻すことが求められました。短納期でもこの精度を落とせないという制約がありました。
ご要望
1. 約2ヶ月の短納期での完納
2026年3月末までの納品が必須条件。121冊・約9万枚の電子化を、品質を維持したまま約2ヶ月で完了させてほしいとのご要望でした。
2. ホチキス解体から再綴じまでの一貫対応
ホチキス止めの稟議書を解体してスキャンし、終了後は元通りにホチキス止めをして原本を返却してほしいというご要望でした。原本廃棄は行わず、スキャン後はそのまま書庫保管に戻せる状態を希望されました。短納期の中でも、この工程は省略できないとのことでした。
3. ファイル名入力作業の対応
各稟議書ごとにファイル名を付与し、後から検索しやすい状態で納品してほしいとのご要望。ファイル単位でPDFを作成し、稟議書のタイトルや決裁日付を反映した命名を希望されました。
4. OCR処理によるテキスト検索可能化
過去稟議の検索性を高めるため、OCR処理を施したサーチャブルPDFとして納品してほしいとのご要望でした。
5. A4・A3混在、片面・両面混在、白黒・カラー混在への対応
書類のサイズや色、面が混在しているため、それぞれを適切に判別しながら一括で処理してほしいとのご要望。300dpi・PDFでの統一納品を希望されました。
ご提案
1. 短納期実現のための工程並走体制
通常であれば「解体→スキャン→OCR→ファイル名付与→再綴じ→検品」と直列で進む工程を、解体班・スキャン班・再綴じ班に分けて並走させる体制をご提案。121冊を複数のロットに分割し、最初のロットがスキャン中の段階で、次のロットの解体を開始する流れを構築することで、約2ヶ月の納期を実現可能としました。
2. ホチキス解体・再綴じの専任工程
ホチキス解体・再綴じの工程を専任スタッフが担当する体制をご提案。短納期であってもこの工程の精度を落とさないよう、解体時に資料の順序・向きをチェックシートに記録し、スキャン後に同じ順序・同じ綴じ位置で再綴じすることで、原本を完全に元の状態で返却できる仕様としました。A3折り込み資料についても破損なく解体・再綴じできる手順を整備しました。
3. ファイル名付与とOCR処理によるサーチャブルPDF納品
各稟議書のファイル名は、貴社の運用に合わせた命名規則（決裁番号、稟議件名、決裁日等）に基づいて付与。OCR処理を施したサーチャブルPDFとして納品することで、稟議件名だけでなく本文中のキーワードからも過去稟議を検索できる仕様としました。
4. 混在仕様への自動判別スキャン
A4・A3混在、片面・両面混在、白黒・カラー混在の書類について、自動判別機能のあるスキャナーを使用。サイズ・色・面を1枚ずつ判別しながら処理することで、手作業による振り分けの手間を省き、短納期実現に貢献する効率化を実現しました。
5. 週次進捗共有による納期管理
2026年3月末の納期に向けて、解体→スキャン→OCR→ファイル名付与→再綴じ→検品→納品の各工程を可視化した工程表を作成。週次で進捗を貴社に共有し、計画と実績のズレを早期に検知する仕組みを整えました。万が一の遅延要因についても、工程並走体制により他工程でリカバリー可能な余地を残す設計としました。
6. 短納期下でも妥協しない検品体制
原本返却が前提の案件のため、スキャン後の全数検品に加えて、再綴じ後の状態確認も実施。短納期であっても、ページ抜け、向きの間違い、再綴じ位置のズレがないことを必ず確認した上で原本返却を行う体制を整えました。
お客様の声
「正直、最初は『2ヶ月で121冊・9万枚なんて無理だろう』と半分諦めていました。社内の都合で納期は動かせず、かといって原本廃棄もできない。スキャンした上にホチキスを再綴じして返してもらわないといけないので、作業工程はむしろ通常より多いんです。
他社さんに相談すると、『その納期だと再綴じはオプション扱いで、別途期間が必要です』という回答が多くて、条件を全部満たせるところがなかなか見つかりませんでした。
スキャンブリッジさんは、最初の打ち合わせで『工程を並走させれば2ヶ月で対応できます』と工程表まで見せてくれて、解体班・スキャン班・再綴じ班に分けて同時並行で進める仕組みをきちんと説明してもらえました。週次で進捗共有もしてもらえたので、こちらとしても安心して任せられました。納品されたデータも全件問題なく、原本もきれいに再綴じされて戻ってきています。」