1. 文書の保管量が膨大で管理が煩雑

契約先・契約種別が多岐にわたるため、紙の契約書が年々増加。キャビネット管理にも限界があり、書類の所在把握や保管更新が困難になっていました。

2. 必要な書類をすぐに探し出せない

文書検索には時間がかかり、業務のスピードや正確性に影響。過去の契約内容をすぐに参照したい場面で非効率な作業が発生していました。

3. 社内・グループ間での情報共有が難しい

紙文書は共有しにくく、グループ内の他部署や企業間での連携やナレッジ共有が滞っていました。

4. 紙特有の取り扱いリスクが存在

紛失・劣化・担当者依存など、紙文書特有のリスク管理に課題があり、運用ルールの見直しが必要とされていました。

1. 重要文書を高精度に電子化したい

契約書・社内規程などを高解像度でスキャンし、文書の原本性と可読性を維持した形での電子化を希望されました。

2. OCR処理による全文検索可能なPDFにしたい

文書内容をキーワードで検索できるよう、テキスト情報を含んだPDF形式での納品をご要望いただきました。

3. 管理ルールに沿ったファイル命名と分類構成を反映

契約書ファイルのリネームや分類にあたっては、社内で定められた管理番号や契約先名称のルールに従い、文書構造を整えてほしいというご要望がありました。
表記のゆれや例外的なケースにも対応できるよう、現場運用を意識した柔軟な命名ルールと整理方法の構築が求められました。

4. 文書管理システムに取り込みやすいデータ形式で納品

既存の管理システムへの登録作業を効率化するため、属性情報に基づいたファイル構成や命名規則を適用した納品形式が求められました。

5. 機密文書に対応する安全な作業体制

契約書や社内文書といった重要情報の取り扱いにおいて、情報漏洩を防ぐ安全な作業環境と信頼できる運用体制をご要望いただきました。

1. 法務文書に特化した高精度スキャニングとOCR処理

契約書や法規制文書における定型レイアウトや専門用語にも対応し、文字認識精度の高い検索可能PDFを作成。

2. 分類・命名・構造を設計したデータ加工

部署・契約日・文書種別などの属性情報に基づくファイル命名・階層化を行い、既存の運用に適合した文書構造を整備。

3. 共通形式への変換と運用支援

各グループ会社で取り扱う文書を共通ルールで整理し、共有・連携しやすい標準形式への変換をサポート。

4. 安全性に配慮した文書処理環境の提供

セキュリティ認証を取得した施設にて、教育された専門スタッフが文書処理を実施。輸送・保管・データ納品においても安全対策を徹底。

5. 継続的な電子化・加工フローの構築支援

今後の文書発生も見据え、定期的なスキャニング・分類・加工・登録までを一貫して支援するワークフローを設計。

導入後の効果

• 契約書や社内文書の検索性が大幅に向上し、業務処理のスピードが改善
• 属人的だった文書管理を脱却し、引き継ぎや全社活用が容易に
• グループ間での文書の統一運用と知見の共有が可能に