建設用設備メーカー A社 様【製品検査書の電子化】
工場内敷地に設置している大型コンテナが書庫替わり。真夏は40度を超えるコンテナ内で数時間かけて文書を探していました。
製品ごとに日々発生する「製品検査書」が莫大な量あり、保管スペースはすでにいっぱいな状態。工場の敷地内に大型のコンテナを設置して書庫替わりに使っていました。週に数回は閲覧機会があり、コンテナにある文書は段ボールに詰めて積み上げて置いているので半日かけて捜索することもありました。従業員の業務効率だけでなくモチベーションも低下してしまいました。
課題
・整理がされていない状態でコンテナに保存しているため探すのに多大な時間を要している
・コンテナ内は高温多湿で下に積んでいる箱は潰れてカビが発生してる
・上記の理由で文書が読めなくなる可能性がある
・業務効率が下がり、残業時間が増えることで人件費が増加している
・文書の捜索という非生産的な作業がモチベーションを低下させている
ご要望
・目的の文書を検索できるようにしたい
・電子化後も一定期間は原本を保存しておきたい
・文書の保存は社内ではなく外部書庫に移管したい
ご提案
・ファイルの背表紙タイトルをファイル名とする。
・ファイル1冊で500頁を超えていました。ファイル内は“製品”とその製品に使用された“部材”がインデックスで仕切られていたのでPDFのしおり機能を使い目次を作成。そこから任意の場所へジャンプできるようになり、目的のページに到達するまでの時間を大幅に短縮できるようになりました。
・電子化終了後は弊社パートナーの機密文書専用の書庫会社をご紹介。
お客様より
弊社は製造した製品一つ一つを検査を依頼し、その検査報告書が日々増えていくという環境の中、「保存場所がどれだけあっても足りない」、「過去の報告書の検索にかなりの時間を要している」という二つの問題に直面していました。
特に大型のコンテナに保存している文書の夏場の捜索は本当に大変でした。コンテナ内は蒸し風呂のようで、かつ工場敷地内はヘルメットの装着が義務付けられているので熱中症になってしまう恐れもありました。上司に命じられて部下は数時間かけて捜索するのですが、結果見つけられなかったいうこともありました。
「電子化をして検索ができるように」と号令がかかったのですが、社内で電子化をするにはリソースが無いのでスキャンブリッジさんに声をかけさせてもらいました。
事前に解像度は300dpi、カラーは不要なので白黒でよい、パイプファイル1冊ごとに１つのPDFを作成してもらうなど仕様を決めてその通りに作業をお願いいするつもりで初回の打ち合わせに臨みました。
でもスキャンブリッジさんの回答は少し驚きました。このやり方ではダメだと言われたんですね（実際はもっとソフトな言い方ですが）。このファイルの作り方ではアナログ文書の時よりも検索効率は落ちるというのです。理由としては1冊500頁を超えるファイルを1つのPDFファイルにした場合、目的のページにたどり着くためにはページをめくっていくしかなく、とても時間がかかるということでした。
スキャンブリッジさんの提案としては、1つのパイプファイルは“完成品（製品）”と、それに使用された“部材”が20か所くらいインデックスで仕切られていたのですが、それをそのまま“しおり機能”で再現しましょうということでした。アナログとデジタルでアクセス方法はそれほど変えずに、ジャンプ機能でさらに検索性は向上するというのです。確かに実現できたら素晴らしいとは思ったのですが、想定していた予算を上回ってしまうので即答はできませんでした。
すると2回目の打ち合わせの時に、弊社の仕様通りに作ったサンプルとスキャンブリッジさんの提案に基づいて作成したサンプルを2つ作ってきてもらったんです。それを社内でどちらを使ってみたいか？の聞き取り調査をしたんですね。驚いたことに全員がスキャンブリッジさんのサンプルを使ってみたいとの回答でした。
結果、コストは上がりましたがこの仕様で電子化を依頼することになりました。まだ運用を開始して3か月ほどですが、問題もなく大変満足しています。「電子化することが目的になってはいけません。目的の文書を速く検索でき、業務効率を向上させることで御社に利益を生みだすことがゴールです」という言葉がとても印象的でした。