【関西】四年制大学大学院調査報告書類の電子化

電子化することで離れた場所にいる研究チームと情報共有が簡単にできるようになりました

研究チームのメンバーは離れた場所で活動することが多く、遠くにいるメンバーは過去の資料を閲覧したい場合は、大学の研究室まで足を運ぶか研究室にいる学生が該当の資料を探しだしてコピーを取りそれをファックスで送信することで対応をしていました。

課題

・離れた場所にいる研究チームのメンバーが過去の報告書を閲覧したい場合は大学の研究室まで足を運ぶ必要があった
・報告書が研究室と準備室の2部屋に分けて保管されていたため目的の報告書を探し出すのにかなりの時間を要していた

ご要望

・eメールやSNSなどで過去の報告書の内容を共有したい
・報告書はすべて製本されており断裁することなく非破壊で電子化してほしい

ご提案

・検索しやすいようにファイル名を「報告書名と作成年月日」の2つのキーワードの組合せで作成
・断裁ができないため1ページずつフラッドベッドスキャナーで電子化
・冊子のノド部分が影にならないように冊子専用スキャナーを使用
・文字が主体のページは白黒、グラフや分布図など色によって情報を区別する必要がある場合はカラーでスキャン
・Excelで報告書の一覧を作成。ハイパーリンクも設定しリストからPDFを閲覧できるように

お客様より

かねてより研究チーム内から過去の報告書や資料を電子化してほしいという要望はあがっており、研究室の学生に複合機のスキャナー機能で電子化をお願いしたことがありました。

報告書が全て製本されているので複合機でスキャンすると冊子のノド部分が影になってしまい綺麗に画像化ができなかったんです。なにより量が膨大にあったので忙しい学生に隙間時間で作業してもらうには到底不可能な量でした。

報告書を断裁することなく１ページずつスキャン、ノド部分が影にならないようにスキャン、報告書のタイトルに基づいたファイル名を作成する、Excelにてハイパーリンク付きのリストを作成するという作業を”2か月”という短い納期で且つ限られた予算内という条件でスキャニングを代行してくれる業者を探し始めました。

8社ほどお声をかけして見積り書をいただけたのが3社でした。
結果もっとも魅力的な価格（低い価格）をご提示いただいたスキャンブリッジさんに決定したのですが、ただ作業だけを請け負うだけでなく研究チームのメンバーが使いやすいようにするにはどうすれば良いのかというコンサルティングまでしてもらったのは大変助かりました。

ノド部分まできれいに電子化

スキャニング作業はとても順調に進み短納期にも関わらずきっちり作業を完了していただのはとても助かりました。作業品質は事前にスキャニングセンターを見学させていただき使用機材やフローを説明していただいたので期待通りでした。納期進捗状況の共有やイレギュラーが発生した場合の確認連絡など情報のやり取りがとてもスムーズで作業中も安心感がありました。