産業用センサーメーカー A社様【製品・設計図面の電子化】

図面ファイルに保管された膨大な過去の設計図面をすべて電子化。
図番で検索できるようになり業務効率が大幅に向上。

これまで製品図面は紙で保存をしてきましたが、保存場所がいよいよ限界に近づいてきて何とかしなくてはと思い手段を模索してきました。外部の倉庫を借りて移管するか、電子化して廃棄するかという二つで迷いましたが結果電子化をして大正解でした。

課題

・図面ファイルに保管しているため確保していた保管場所はすでにいっぱいで、執務スペースに仮置きしている状態が続いていた
・社内外からの問い合わせに対して該当する図面を探し出すのに管理の時間を要していた
・トレーシングペーパーの図面なので出し入れを繰り返すことで劣化が進み、図面の情報が読み取れなくなる可能性があった
・図面ファイル内で図番順に保管していたが、返却時に元通りに戻さないため順序がバラバラになってしまう。結果次回の捜索時に時間を要してしまう

ご要望

・文書は一括で引き取ってもらいたい
・電子化作業中でも図面が必要になった場合に閲覧できるようにしてほしい
・目的の図面をとにかく早く検索できるようにしたい
・電子化後は廃棄処分してほしい

ご提案

・電子化対象文書を一括で弊社スキャニングセンターへ移管
・事前にリストを作成し、必要になった図面をお知らせいただくと優先して電子化しお渡しする
・製品名だけでなく図番からもアプローチできるようにファイル名の作成ルールを作成
・溶解廃棄処理後に溶解廃棄処理証明書を発行

お客様より

私たちの場合は顧客サポートや過去製品を改良するなど、保存されている図面へのアクセスは割と多い方でした。図面を閲覧しても図番通りに返却しない、さらに倉庫と執務スペースの2か所に別れて保存されているので執務スペースに無ければ、屋外にある倉庫まで歩いて探しに行くなど、たった一枚の図面を探し出すのに大変苦労をしていました。

お願いするまでは検索ができたらよいなと漠然と思っていたので、図面ファイルのタイトルで電子化してもらおうと考えていました。

何社かと打合せをして、図面も一通り見ていただきこちらの要望をお伝えしました。「そのやり方も良いですが、こうすればもっと検索効率は上がりますよ」と、スキャンブリッジさんはその場でアドバイスがあったんです。図番に規則性があるのに気づいていただいたんですね。次回訪問時にお持ちいただいた提案書は私たちの希望も取り入れつつ、規則性を上手く利用した内容でした。

お見積りの金額は他の3社さんと比べると2番目だったのですが、他の条件はすべて満たしていたのと何より私たちの側に立った目線で提案をしてくれる姿勢が決め手となりお願いすることになりました。誰もが使える電子データの運用をめざすと提案書にもあったのですが、本当にその通りで今では図面は紙じゃないとダメだと言っていた社員も便利になったと喜んでいます。