1. 保管書類の物理的なスペース圧迫

長年蓄積された穴あけ綴じの書類1,000冊超が保管スペースを圧迫しており、オフィス環境の改善と保管コスト削減が課題となっていました。

2. 機密性の高い書類の廃棄プロセス

バイオ医薬品メーカーとして取り扱う書類には機密性の高い情報が含まれるため、単純な廃棄ではなく、機密性を確保した溶解処理が必須条件でした。電子化後の原本処理まで含めた一貫対応が求められていました。

3. 紙サイズが混在する書類への対応

A4・A3など複数サイズが混在しており、サイズごとに振り分けながら効率的に処理できる業者が必要でした。

4. 検索性よりも保管性を重視したシンプルな仕様

今回の電子化は「保管」が主目的であり、過度な加工やOCR処理は不要。一方で、後から書類を特定できるよう、表紙の文字情報をそのままファイル名に反映する運用が求められていました。

1. 1冊1PDFのシンプルな電子化

1冊あたり約100枚の書類を、ページ単位ではなく冊子単位で1つのPDFにまとめてほしいとのご要望でした。

2. 表紙の文字をそのままファイル名に

各冊子の表紙に表示されている文字をそのままファイル名として付与してほしいとのご要望。フォルダ分けは不要で、フラットな構成での納品を希望されました。

3. クラウド納品による即時アクセス

納品データはクラウド経由で受け取りたいとのご要望。物理メディアの郵送・受け取りの手間を省き、社内ですぐにデータを共有できる体制を希望されました。

4. OCR処理は不要

保管目的のため、OCR処理（テキスト検索可能化）は不要とのご要望。コストを抑えたシンプルな仕様での対応を希望されました。

5. 通常解像度（300dpi）での電子化

過剰な高解像度ではなく、保管用途として十分な300dpiでの電子化を希望されました。

6. スキャン完了後の溶解処理

電子化完了後の原本については、機密性を確保した溶解処理での廃棄をご希望されました。電子化と廃棄を一括で対応してほしいとのご要望でした。

1. 1冊1PDFの効率的なスキャン体制

1,130冊の書類を1冊単位でPDF化するワークフローを構築。冊子ごとの綴じ部分の解体、紙サイズ混在への対応、スキャン後の1ファイル化まで、一貫した工程で処理する体制をご提案しました。

2. 表紙文字を活用したファイル名命名

各冊子の表紙を最初に読み取り、その文字情報をファイル名として正確に反映。フォルダ分けなしのフラット構成での納品により、貴社側でのファイル管理運用を柔軟にできる仕様としました。

3. クラウド納品による安全かつ迅速な受け渡し

納品データはセキュアなクラウドストレージ経由で受け渡し。アクセス権限を限定し、ダウンロード後は速やかに納品データを削除する運用で、機密性と利便性を両立しました。

4. 300dpi・OCRなしのコスト最適仕様

保管目的に特化した「300dpi・OCRなし」のシンプル仕様を採用することで、過剰な処理を省き、大量案件にも関わらずコストを抑えたご提案を実現しました。

5. 機密性を確保した溶解処理による原本廃棄

電子化完了後の原本は、機密性を確保した溶解処理にて廃棄。専用の運搬・処理工程を経ることで、書類が第三者の目に触れることなく完全に処理される体制をご提案しました。電子化から廃棄まで一括で対応することで、貴社側の運用負担を最小化しました。