キャビネット8本分の技術資料を一括電子化｜命名規則とクラウド共有で「探せる」文書管理へ【産業ガスメーカー様】
「しまう場所がない」から「数秒で探せる」へ。キャビネット8本分の紙文書を、運用まで設計して電子化。業種：製造業（産業ガス）
対象文書：技術資料・社内文書
導入サービス：文書電子化（PDF化）・ファイル命名規則設計・クラウド共有支援
規模：キャビネット8本分
課題
保管スペースの枯渇と、「探せない・共有できない」紙運用が課題でした。
お客様は技術資料などを紙で保管することでいくつかの問題を抱えていました。
まず一つ目は、過去に作成された大量の紙文書が執務スペースに設置されたキャビネットに格納されており、空きスペースがほぼ無く新規で作成される書類を格納することが難しい状態となっていました。それにより目的の文書を探し出すことが難しく、目的のファイルを探し出すのに時間がかかってしまい業務効率が低下している懸念がありました。
二つ目の問題は情報の共有がスムーズにできていないという点です。
まず紙の状態ではデータの共有が難しく、異なる部門や拠点間での情報共有が滞り、業務プロセスがスムーズに進まないという状態も発生していました。ただしデータでの共有には、昨今、ニュースにもなっているような情報漏洩事件などのリスクもあり、データ運用時の高セキュアな情報の保護も考えなければいけませんでした。
当初は外部書庫への移管も検討されましたが、参照頻度が低くないため電子化（PDF化）の方針に決定。一方で、膨大な量のスキャニングを社内で行うのは現実的ではないとの判断から、スキャニング代行サービスの利用を検討されました。
ご要望
- 執務スペースを圧迫しているキャビネットの文書を早急に移動・削減したい
- 電子化後は目的の文書をすぐ探し出せるようにしたい
- 部門や拠点をまたいだ共有を、情報漏洩リスクに配慮した形で実現したい
ご提案
大量の書類を一括して搬出
執務スペースに設置されたキャビネットに空きがなく直近で発生した文書が収納できない状態を解決するために、キャビネット8本分のファイルを一括して弊社のスキャニングセンターに移動しました。これによりファイルの保管場所が無いという喫緊の課題を解決することができました。
運用時を考慮したリネームルール
PDF形式でスキャンされたデータは、スキャニング情報にアクセスしやすいようにファイル名をご提案しました。これにより目的のデータに最短でアクセスが可能になり業務の効率向上が実現しました。
効果的なデータ共有
クラウドサーバーにスキャンしたPDFデータをアップロードし、関係者とスキャニングデータを共有。データ整理とクラウド共有により、異なる部門や拠点とのスキャンした書類データ共有がスムーズに行えるようになりました。
セキュリティの向上
セキュア且つ高機能なクラウドサーバーにデータを保管することにより、PDF文書には暗号化やアクセス制御を実施。データの機密性確保を実現します。スキャンデータの自動バックアップやアクセスログの活用も安全性を一段と向上させることができました。
関連コラム：スキャン後のPDFにOCRは必要？精度と費用対効果を解説
関連コラム：スキャン代行の費用相場はいくら？「1箱に何枚入るか」の目安を解説
「大量の紙文書をまとめて外部に出すのは不安でしたが、搬出から命名規則の設計まで一括で任せられ、いまでは必要な資料に数秒でたどり着けています」
保管場所の悩みは、電子化と運用設計をセットにすることで解消できます。キャビネットが埋まってきたと感じたら、まずは本数・箱数だけでもお聞かせください。