必要な物件の図面や仕様書を、すぐに取り出せない

受注生産の住宅設備は、物件（案件）ごとに製品図面・特注仕様書・関連書類が発生します。紙のまま物件別に保管されているため、ショールームやカスタマーセンターで過去案件を参照するたびに、現物を探し出す手間がかかっていました。

大判の青焼き図面とA4書類が混在している

資料はA2の青焼き図面からA4の普通紙書類までサイズがばらばらで、一般的なスキャンでは効率化しにくい状態でした。図面は大判、書類は大量、という混在をまとめて電子化できる体制が必要でした。

スキャン後に残る大量の原本の置き場所がない

電子化しても紙の原本が大量に残るため、保管スペースを圧迫します。スキャン後の原本をどう処分するかまで含めて解決する必要がありました。

図面番号・物件単位でファイルを管理したい

各PDFに図面番号（タイトル）を入力し、後から物件単位で目的のデータへたどり着ける状態にしたい。

原本はスキャン後に処分までお願いしたい

電子化した資料の原本は保管せず、溶解処理まで一括で任せたい。

約6万枚を、サイズに応じた方法で1件ずつ電子化

A4など連続読み取りが可能な書類はADF（自動原稿送り）で効率的に、A2の青焼き図面や製本・劣化した資料は手置き（フラットベッド）で1枚ずつ丁寧にスキャンしました。混在した資料を仕分けしながら、総枚数 約6万枚（うちA2図面 約4,000枚）を電子化しています。

物件名で一発検索できる命名・整理ルールを設計

数万枚を電子化しても、必要な1件をすぐ取り出せなければ意味がありません。そこで本件では、物件名（読みの頭文字による五十音索引）＋管理番号でファイル・フォルダを体系化し、「フォルダ（物件）→書類種別→個別図面」の階層で段階的に絞り込める構造にしました。あわせて各PDFのタイトルには図面番号を入力し、物件単位でも図面1枚単位でも特定できるように設計。整理・納品も五十音順で進めることで、数万枚規模でも進捗を可視化しながら安全に進めました。この命名ルールがあることで、納品後に「特定の物件のデータを取り出したい」というご依頼にも、すぐに対応できています。データはBoxにアップロードして納品しています。

スキャン後の原本90箱を溶解処理

電子化が完了した原本は、当初予定分に加えてスキャン後に残った分もあわせ、計90箱を溶解処理。保管スペースの悩みまで含めて解消しました。

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