社内報 約60年分・約2,900号を電子化｜手書き〜活字を号数で整理し、3層構造で検索できるアーカイブに【大手金融機関の従業員組合】
約60年分・約2,900号にわたる社内報を電子化し、号数・年月で検索できるアーカイブに整理した事例です。手書きの古い号から活字の近年号まで混在する資料を、OCRと目視インデックスで一冊ずつ整理。組合の重要資料のため、パスワード付きストレージで安全に納品しました。業種： 大手金融機関の従業員組合（労働組合）
導入サービス： 冊子スキャン（PDF化）／活字OCR／手書き資料の目視インデックス化／3層構造での整理・しおり（目次）付与／パスワード付きオンラインストレージ納品
対象文書： 社内報（約60年分・約2,900号／手書き〜活字が混在）、社内広報誌（カラー約120頁×55年分）
納期： 実績 約1か月半（発注〜納品）
課題
約60年・約2,900号の社内報が紙のままで、目的の号を探せない
創立以来約60年分・約2,900号にわたる社内報が冊子のまま蓄積され、過去の記事や号を確認するたびに現物を探す必要がありました。年月や号数から目的の資料へたどり着ける状態が求められていました。
古い号は手書き、近年は活字と、状態がばらばら
古い号はタイトルも本文も手書き、中期はタイトルのみ手書き、近年は活字印刷と、年代によって体裁が大きく異なります。一律の処理では検索性を担保できず、資料に応じた電子化・インデックス化が必要でした。
組合の重要資料のため、安全に電子化・納品したい
組織の歴史そのものである重要資料のため、電子化の作業から納品まで、セキュリティに配慮した進め方が求められていました。
ご要望
号数・年月・見出しで検索できる形にしたい
膨大な号数の中から、号数・年月・見出し（目次）を手がかりに、目的の号へすぐたどり着けるようにしたい。
手書きの号も、あとから探せるようにしたい
OCRが効きにくい手書きの古い号についても、検索・特定できる状態にしてほしい。
ご提案
手書きは目視、活字はOCRと、資料に応じて処理を分ける
活字印刷の号はOCR処理でテキスト化し、本文の検索性を確保。OCRの精度が出にくい手書きの号は、スタッフが目視で年月・号数・見出しを確認してインデックス化しました。「一律OCR」ではなく、年代・体裁に応じて処理を使い分けることで、60年分すべてを検索できる状態に整えています。
号数・年月で引ける3層構造のアーカイブに整理
約2,900号を「号数・年月・見出し」で辿れる3層構造で設計し、フォルダ・ファイル構成を複数案からご選択いただきました。あわせて各PDFには目次をしおり機能で再現し、冊子の中の目的の記事まで素早く到達できるようにしています。
組合の重要資料を、パスワード付きストレージで安全に納品
納品データはパスワードを設定したオンラインストレージ（Box）へアップロードし、ダウンロード用パスワードは別送。重要資料にふさわしいセキュリティを確保して納品しました。
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お客様の声
ご依頼前に不安だったこと
・創立の頃の手書きの号は組合の歴史そのもの。ページも脆くなっており、機械にただ通されて破損しないか心配だった
・「手書きはOCR対応外」と断られ、古い号だけ検索できないまま残るのではないか
・約2,900号という量を、号の抜けや順番の乱れなく整理しきれるのか
・フォルダ構成やファイル名は自分たちで設計するものと思っており、その負担が読めなかった
ご依頼後に実感したこと
・手書きの号はスタッフが一冊ずつ目視で年月・号数・見出しを確認し、丁寧に扱ってもらえた
・手書き〜活字が混在する60年分すべてが、同じルールで検索できる状態に揃った
・「号数・年月・見出しの3層で辿れる形にしませんか」と、こちらが考えつかなかったアーカイブ設計案を複数提示してもらえた
・各PDFに目次のしおりまで付き、組合員が目的の記事へ迷わず辿り着けるようになった
・単なるPDF化ではなく「60年分の記録を次の世代へどう残すか」という視点で伴走してもらえた
Q&A
Q. 何十年分もの古い冊子でも、まとめて電子化できますか？
A. はい。本件では約60年分・約2,900号の社内報と、カラーの社内広報誌（約120頁×55年分）をまとめて電子化しました。年代物の大量アーカイブでも、号数・年月で整理しながら一括で電子化できます。
Q. 手書きの資料も対応できますか？OCRはかかりますか？
A. 対応できます。活字印刷の号はOCRでテキスト化しますが、手書きはOCRの精度が出にくいため、スタッフが目視で年月・号数・見出しを確認してインデックス化します。手書き・活字が混在していても、全体を検索できる状態に整えます。
Q. 目的の号や記事を、あとから探せますか？
A. はい。号数・年月・見出しで辿れる3層構造で整理し、各PDFには目次をしおり機能で再現します。膨大な号数の中からでも、目的の号・記事まで素早くたどり着けます。
Q. 組織の大切な資料です。セキュリティ面は大丈夫ですか？
A. 重要資料にふさわしい形で対応します。本件では納品データをパスワード付きのオンラインストレージにアップロードし、パスワードは別送しました。作業から納品まで、機密性に配慮して進めます。
Q. 元の冊子はどうなりますか？
A. 冊子はお預かりして電子化します。原本の返却や、スキャン後の取り扱いについてもご希望に合わせて対応しますので、貴重な資料も安心してお任せいただけます。