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【テレワーク導入支援】契約書および関連書類のデジタル化(スキャニング・電子化)【商社系システム開発会社】

テレワークを導入するにあたり最大の課題であった紙文書のデジタル化。テープ製本された契約書の非破壊でのスキャニング。関連文書もホッチキスや付箋が大量に含まれており難易度の高い作業を短納期低コストでお手伝いをさせていただきました。

テレワーク導入にあたりオフィスに保管してある紙文書を確認しなければ顧客からの契約内容や仕様の問い合わせなどに対応できないという問題。
内製も検討したが契約書はテープ製本されており一枚ずつコピーを取るようにデジタル化しなければならず、莫大な量を電子化するには人もコストも時間も圧倒的に足りなかった。
本業を止めることなくテレワーク導入の準備も進めたい。ということでスキャニングに特化した弊社にアウトソーシングいただくことになりました。

課題

顧客ごとにファイリングはされているが、契約書はテープ製本されており非破壊でデジタル化しなければならず、契約に関連する書類も多数ありホッチキス止めや注釈付きの付箋が大量にあるなどスキャンの難易度は非常に高かった。

ご提案

契約書は文書の特性上、丁寧に一枚ずつ非破壊スキャニングを行いました。
ホッチキスは外し、付箋も貼られている部分に文字などが印刷されていた場合は何も書かれていない場所にずらして電子化を行いました。

非常に大量にあったため一度にすべてお預かりするのではなく3回に分割して作業を行いました。
お預かりしている契約書が必要になった場合はご連絡いただき、優先して電子化しデータをお送りすることで対応いたしましました。

 

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