1. オフィスレイアウト変更に伴うキャビネット撤去の期限

オフィスの配置変更計画が進行しており、既存のキャビネットを撤去する必要がありました。保管中の業務文書を短期間で電子化し、物理的な書類を手放す段取りが求められていました。

2. 膨大な文書量への対応

キングファイルとファイルボックスを合わせて62万枚以上の文書があり、社内リソースだけでは到底処理しきれない規模でした。

3. ファイル形式・整理ルールが複雑

キングファイルはファイルごとの命名、ファイルボックスはボックス単位のフォルダ作成に加え、インデックス単位でのPDF分割が必要。二つの異なる整理ルールを正確に反映した電子化が求められていました。

4. 複数業者への相見積もりによる比較検討

大規模案件のため、複数のスキャニング業者に見積もりを依頼し、品質・価格・対応力を総合的に比較検討されていました。

1. 62万枚を確実に電子化したい

2穴綴じの書類や製本冊子を含む大量の書類を、抜け漏れなくスキャニングしてPDF化したいというご要望がありました。

2. 製本冊子は解体せず非破壊で電子化したい

一部の製本冊子については、原本を解体せずそのままの状態で保存したいとのご要望があり、非破壊での電子化が求められました。

3. キングファイルとファイルボックスで異なる命名・フォルダ構成に対応

キングファイルはファイルごとに命名（200件）、ファイルボックスはボックス単位のフォルダ作成（400件）＋インデックス単位のPDF作成（16,000件）という、二系統の整理ルールへの対応を希望されました。

4. カラー・200dpiでの統一スキャン

全文書をカラー・200dpiで統一してスキャンし、視認性を確保しながらファイルサイズを適切に抑えたいとのご要望でした。

5. 前後処理の効率化

ホチキス・クリップ・留め具の解体は必要だが、復元は不要。作業工程を合理化し、コストを抑えたいとのことでした。

6. データ納品後の原本廃棄を前提とした運用

電子化完了後は原本を自社で廃棄する予定のため、データの正確性・完全性が特に重要視されていました。

1. 専属チーム編成による大量スキャニング体制の構築

62万枚の大量案件に対応するため、専属のスキャンチームを編成。作業開始時期や納期を踏まえた工程計画を策定し、安定した品質で処理を進める体制をご提案しました。

2. 製本冊子はフラットベッドスキャナで1枚ずつ非破壊スキャン

原本を解体できない製本冊子については、フラットベッドスキャナを使用し1ページずつ丁寧にスキャン。原本の状態を損なうことなく、高品質なデータ化を実現しました。

3. 二系統の命名・フォルダ構成を正確に反映

キングファイル（ファイル単位命名200件）とファイルボックス（フォルダ400件＋インデックス単位PDF 16,000件）それぞれの整理ルールを事前にヒアリングし、命名規則とフォルダ構成をデータ加工仕様書として整備。納品前に検証工程を設けることで、現場の運用にそのまま乗せられるデータ構成を実現しました。

4. ADFスキャンとフラットベッドスキャンの使い分けによる効率化

A3以下の定型サイズ文書はADF（自動給紙装置）で処理速度を確保し、製本冊子はフラットベッドスキャナで非破壊対応。書類の状態に応じて最適なスキャン方法を使い分けることで、品質と効率を両立しました。

5. 品質管理とデータ検証体制

原本廃棄を前提とした書類も含まれるため、スキャン後の全数検品を実施。ページ抜けや読み取り不良がないことを確認した上で納品し、データの完全性を担保しました。