1. 紙カルテの物理的な保管スペースが限界

患者ごとの診療記録が蓄積し続け、キャビネットや書庫のスペースがひっ迫。定期的な整理が追いつかず、保管場所の確保に頭を悩ませていました。

2. 必要なカルテをすぐに探し出せない

膨大な紙ファイルから目的のカルテを探すには手間と時間がかかり、診療や事務作業の効率が低下していました。

3. 糊付け・貼り合わせ書類による作業負荷

診療記録の中には、治療同意書や問診票、服薬指導票の控えなど複数の用紙が糊付けされており、スキャン前の分別や剥がし作業に大きな労力が発生していました。

4. 法定保存・情報管理のリスク

カルテは法定保存期間があり、紛失や劣化・情報漏洩といったリスク管理も不可欠でした。

1. カルテを原本性を損なわず電子化したい

治療同意書や問診票、服薬指導票控えなどの糊付け書類も含め、診療情報を正確にデータ化し、紙の原本と同等の管理水準を維持したいというご要望がありました。

2. 文書検索・閲覧性の向上

患者名や日付などでスムーズにカルテを検索できるよう、インデックスや属性情報の付与を希望されました。

3. 管理ルールに沿ったファイル命名と分類構成を反映

カルテのファイル名や分類に関しては、法人内で定められた管理番号や患者名ルールなど、現場の運用実態に合った命名規則や整理方法の構築が求められました。表記揺れや例外的なケースにも柔軟に対応できる運用を重視されました。

4. 文書管理システムに取り込みやすいデータ形式で納品

既存の管理システムへの登録作業を効率化するため、属性情報に基づいたファイル構成や命名規則を適用した納品形式が求められました。

5. セキュリティと法令順守を重視した運用

個人情報を扱うカルテのため、適切な情報管理体制や作業履歴管理、納品後の原本返却・廃棄にも配慮した対応を求められました。

1. 糊付け書類の分別・整理まで一括対応

スキャン前の貼り合わせ部分を丁寧に分別・展開し、治療同意書や問診票、服薬指導票控え等も含めてカルテ全体を抜け漏れなくデータ化。各記録を患者単位・日付単位でまとめ直しました。

2. 高精度スキャニング＋インデックス付与

全てのカルテを適切な解像度、色調で電子化し、患者名・患者IDなどの属性情報を付与したデータ構成に加工しました。

3. セキュアな作業・納品体制の構築

個人情報保護に配慮した専用作業スペースと、作業履歴・工程管理を徹底。原本返却や法定保存への対応もサポートしました。

4. 現場の運用負担軽減を徹底

納品後はシステムへの取り込みや検索作業もスムーズに行える形に整備し、紙から電子化への移行が円滑に進むようご支援しました。