「電子帳簿保存法に対応するため、紙の請求書や領収書を電子化したい」——近年、こうしたご相談が増えています。結論からお伝えすると、紙の書類はスキャナ保存の要件を満たして電子化すれば、原本を廃棄して電子データで保存できます。ただし、解像度などの画質要件を満たしていないと、せっかく電子化しても認められないおそれがあります。本記事では、2026年時点の要件と、電子化で対応する際のポイントを解説します。

※本記事は制度の概要をわかりやすく解説するものです。個別の税務上の取り扱いや保存方法の最終判断は、顧問税理士や所轄の税務署にご確認ください。

電子帳簿保存法とは？e-文書法との違いは何ですか？

e-文書法は文書全般の電子保存を認める基本的な法律、電子帳簿保存法は税務関係の帳簿・書類の電子保存ルールを定めた法律です。

e-文書法（2005年施行）は、これまで紙での保存が義務づけられていた文書について、電子化して保存することを幅広く認めた法律です。一方、電子帳簿保存法（電帳法）は、国税関係の帳簿・書類（請求書・領収書・帳簿など）を電子データで保存する際の具体的なルールを定めた法律で、1998年の施行以降、2022年・2024年と改正が重ねられてきました。紙の請求書や領収書を電子化して保存する場合、実務上意識すべきなのは電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件です。

紙の書類はスキャンして保存してよいのですか？原本は捨てられますか？

スキャナ保存は任意です。ただし要件を満たして電子化すれば、紙の原本を廃棄して電子データで保存できます。

電子帳簿保存法では、紙で受け取った請求書・領収書などの取引関係書類を、スキャンして電子データで保存する「スキャナ保存」が認められています。これは義務ではなく任意なので、紙のまま保存し続けても問題ありません。しかし、所定の要件を満たしてスキャナ保存を行えば、かさばる紙の原本を廃棄し、保管スペースを解消できます。これが、電帳法対応をきっかけに文書電子化を検討する企業が増えている理由です。ただし、要件を満たさないまま原本を廃棄するとリスクが大きいため、電子化の仕様と社内の運用体制を確認してから進めることが大切です。

スキャナ保存の画質要件（解像度）はどのくらい必要ですか？

解像度200dpi相当以上、カラー256階調（赤・緑・青それぞれ256階調）以上が求められます。この基準は改正後も維持されています。

スキャナ保存では、書類の判読性（読み取れること）を担保するため、画質の基準が定められています。2026年時点でも、解像度は200dpi相当以上、色調はカラー256階調以上が基本ルールです。これは税務調査の際に「書類の内容がはっきり読み取れること」を証拠として確保するための要件で、満たしていないと、どれだけ丁寧に保存しても形式不備と判断されるおそれがあります。一度低い画質でスキャンしてしまうと、後から画質を上げることはできないため、電子化の段階で正しい設定にしておくことが重要です。

スマホやコピー機のスキャンで撮影すれば十分ではないですか？

手軽な反面、文字や印影が潰れて画質要件を満たせない事例が多く報告されています。特に大量・重要書類はプロの電子化が確実です。

スマホ撮影や簡易なスキャンでも電子化はできますが、実務では「文字がぼやけて判読できない」「解像度が不足して要件を満たさない」といった失敗が少なくありません。数枚であれば撮り直せますが、過去数年分の請求書・領収書が段ボール何箱分もあるような場合、一枚ずつ品質を確認しながらスマホで撮影するのは現実的ではありません。当社のような電子化専門会社であれば、業務用スキャナーで要件を満たす画質を安定して確保し、大量の書類も短期間で処理できます。

過去の大量の紙書類も、まとめて電子化して対応できますか？

はい、対応できます。段ボールに保管された過去分の請求書・領収書・帳票なども、要件を満たす画質で一括電子化します。

電帳法対応で最も負担が大きいのが、これまで紙で溜め込んできた過去書類の電子化です。当社では、書類の仕分け・搬出から、要件を満たす画質でのスキャン、ファイルの整理・命名まで一括で承ります。「どこから手をつければいいかわからない」「そもそも何箱あるか把握できていない」という段階からでもご相談いただけます。保管箱の数がわかれば概算のお見積りが可能です。費用の考え方については、関連コラムでも詳しく解説しています。

電子化した後、書類を検索できるようにする必要はありますか？

取引年月日・取引金額・取引先で検索できることが求められます。ファイル命名規則やOCR、索引の整備で対応できます。

スキャナ保存では、保存した書類を「取引年月日・取引金額・取引先」で検索できる状態にしておくことが求められます（税務職員の求めに応じてダウンロードできる場合など、一定の条件で簡素化されることもあります）。この検索性は、ファイル名を「日付_金額_取引先」の形式で統一する方法や、OCR処理（文字検索できるPDF化）、Excelでの索引簿の作成などで確保できます。当社では、電子化後の検索性まで見据えて、ファイル命名規則の設計や索引作成をあわせてご提案します。

よくあるご質問

Q. 2024年から電子取引データの保存が義務化されたと聞きました。紙の電子化とは違うのですか？

はい、別の区分です。メールやクラウドで受け取ったPDFの請求書など、最初から電子データでやり取りした「電子取引」は、2024年1月から電子データのまま保存することが義務化されています。一方、紙で受け取った書類のスキャナ保存は任意です。区分によって扱いが異なるため、対応方針は顧問税理士にご確認ください。

Q. どの書類を電子化・保存すべきかがわかりません。

保存が必要な書類の種類や期間は、税法上の定めや各社の状況によって異なります。当社は電子化作業を担う立場のため、保存義務の範囲については税理士や所轄税務署へのご確認をおすすめします。そのうえで、対象が決まれば要件を満たす電子化を実行します。

Q. 要件を満たしているか、電子化前に確認できますか？

はい、サンプルスキャンで解像度や判読性をご確認いただけます。仕様をすり合わせてから本作業に入るため、「電子化したが要件を満たしていなかった」という事態を防げます。

まとめ：電帳法対応の電子化は「要件を満たす画質」がカギ

電子帳簿保存法・e-文書法に対応して紙の書類を電子化する際は、解像度200dpi・256階調といった画質要件を満たすことが大前提です。要件を満たして電子化すれば、原本を廃棄して保管スペースを解消できます。スキャンブリッジは1,200件を超える電子化実績をもとに、要件を満たす画質での電子化から、検索性を確保するファイル設計まで一括でご支援します。過去の書類の電子化にお困りの際は、まずは保管箱の数だけでもお聞かせください。なお、保存すべき書類の範囲や税務上の取り扱いは、顧問税理士や所轄税務署にご確認ください。

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★電子化の具体的な料金の目安は、価格の目安ページでご確認いただけます。