事務所の移転に伴う引っ越しでは、膨大な量の紙の文書を箱詰めしなければなりません。これらの文書は電子化することで、持ち運ぶ必要がなくなり、オフィスの保管スペースも有効活用することが可能になります。

しかし、文書をデジタル化した後に紙の書類を廃棄処分しても問題ないか不安になる方も多いのではないでしょうか。ここでは、文書電子化した後の紙の資料をどうすべきかについて解説していきます。

保管しておくべき書類は法律で決められている

文書電子化に対応できる文書の種類は、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」という法律で定められています。

「電子帳簿保存法」では、国税関係帳簿書類の電子保存が容認されています。しかし、スキャナ保存できる書類とできない書類が存在するため注意が必要です。

スキャナ保存できる文書

契約書、領収書、預り証、借用証書、預金通帳、小切手、約束手形、有価証券受渡計算書、社債申込書、契約の申込書（定型的約款無し）、請求書、納品書、送り状、輸出証明書及びこれらの写し

スキャナ保存できない文書

仕訳帳、総勘定元帳、帳簿関係書類全般、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、決算関係書類全般

スキャナ保存できない文書に関しては、電子データで作成することが認められています。しかし、過去に紙で作成したものがあれば、保存期間の間は紙の状態で保存しておく必要があります。

▼参照元：国税庁発行資料
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/03_2.pdf

その他、電子保存が容認されているもの

「e-文書法」では、電子帳簿保存法で定められている文書以外の電子保存が容認されています。

振替伝票、営業報告書財産目録、事業（業務・事務）報告書、付属明細書、組合員（会員、加入員）名簿、議決権行使書、規約等、資産負債状況書類、社債権者集会議事録・謄本、社債原簿・謄本、総会議事録（創立総会含む）、取締役会議事録、定款などは電子保存することが可能になります。

文書ごとに保存の要件は異なるため、内閣官房IT担当室の一覧表から確認してみてください。

▼参照元：内閣官房 情報通信技術 IT総合戦略室 発行資料
http://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/others/syourei.pdf

スキャナ保存しても問題ない文書に関しては、電子化して元の書類を廃棄処分することでオフィスの保管スペースを大きく広げることができます。それだけでなく、書類の検索性も向上するため業務効率化にもつながるのです。

これらの重要書類の紙資料を破棄するのが不安であれば、議事録や社内資料に限って電子化するのでも随分と効率化できるはずです。

事務所移転・引っ越しのタイミングは文書整理の良い機会

事務所移転のタイミングで文書電子化を依頼すれば、紙の書類を処分することができるので、引っ越しの荷物を少なくすることができ、配架コストを抑えることにもつながります。

また、紙文書の保管スペースを最小限にすることができるので、紙の文書を廃棄した前提でオフィスのレイアウトを検討することが可能になります。

機密文書の廃棄は溶解廃棄がおすすめ

文書の廃棄処分ではシュレッダーを用いた方法が一般的です。しかし、シュレッダー処分では裁断のために業者が書類を開梱しなければならず、情報漏洩が発生してしまうリスクが考えられます。

そこでおすすめなのが、溶解廃棄です。溶解廃棄とは、製紙メーカーの工場で書類を溶剤で溶かして廃棄する手法のこと。機密文書を段ボールに梱包したまま廃棄できるので、情報漏洩のリスクも最小限に食い止められます。

スキャンブリッジでは情報漏洩リスクに考慮して、文書のスキャニングから廃棄処分まで、他業者に任せず自社内で責任を持って対処しており、処分完了後は証明書を発行し情報漏洩が無いことを保障しています。また、廃棄処分しない紙の文書は「非破壊スキャン」方式にて慎重かつ迅速にスキャニングするので安心してお任せいただけます。文書電子化を検討されている企業様は、お気軽にお問い合わせください。