デバイスの進化やネットワーク環境、法整備などが進み、社内書類や図面などをPDF化する文書電子化を推進する企業が増えてきました。文書電子化は複合機のスキャナー機能を用いて社内で実施することも不可能ではないですが、企業が長年ストックしてきた膨大な資料を、社員が通常業務をこなしつつスキャンするのは現実的ではないでしょう。さらに図面の場合はサイズがA2やA1と大きいので複合機では対応できず、大型スキャナーが必要となるため社内での電子化は困難です。

そのため、スキャニング作業は外注すなわちアウトソーシングされることが一般的です。

電子化代行業者に文書電子化を依頼する場合に、事前に考えておくべきポイントがあります。ここでは、文書電子化を依頼する前に考えておきたいポイントを3つご紹介します。

1.文書電子化の目的を考える

まず、「何のために文書をデータ化するのか」という目的を明確にしましょう。文書を電子化するということは、従来の文書の取扱い方法から新しくしなければならないということになります。書類の確認にはパソコンやタブレットなどの操作が必要になり、確認も画面上で行うことになります。そのため、従来の方法に慣れている社員や、ITに疎い社員の理解を得なければ、文書電子化はスムーズにいかないでしょう。

文書電子化には様々なメリットがあります。紙の書類を保管する必要がなくなるのでオフィスのスペースが広がること、印刷費や郵送費といった経費が削減できること、離れた場所にいる人とも情報の共有が容易になること、目的の文書を効率的に検索できること。このようなメリットの中から、自社にとって最も重要になるものが目的となります。

その目的をもって社員の理解を促すことで、文書電子化した後のデータ管理や文書作成もスムーズに行えるようになるでしょう。

2.紙文書を廃棄するか保管するかを考える

次に、電子化した後の紙文書をどうすべきかを検討しましょう。文書は企業にとっての重要な資産です。データ化した後も紙として残しておくべき書類はあるのか、全て廃棄処分してしまっても問題ないのか、重要度別に保管するものと廃棄するものと分けるのか、方針を決めておく必要があります。

尚、文書電子化に関する「電子帳簿保存法」や「e-文書法」には、紙で保存しておくべき書類について規定されています。国税関係の書類では、仕訳帳、総勘定元帳、帳簿関係書類全般、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、決算関係書類全般に関しては、紙で作成したものをスキャンしてデータ保存することができませんので注意してください。

電子化済みの文書については、保管・保存義務がないものは廃棄処分してしまうのがおすすめです。永年保存、または保存期限を迎えていない紙文書は機密文書用の倉庫に預けてしまうのも一つの手です。代行業者によっては倉庫も手配してくれるところもあります。

3.データの活用方法を考える

文書は電子化して終わりではありません。データ化した書類を、どのように活用していくかあらかじめイメージしておかなければ、文書の管理が煩雑になり活用しきれなくなってしまいます。

データ化した文書は検索性を重視して管理するのか、セキュリティを重視して管理するのか、まずは方針を検討しましょう。機密性の高い重要書類は、パスワードや閲覧権限を設定し、セキュリティを重視。使用頻度の高い社内資料は、検索性を重視してどこでも誰でも確認できるように。といったように、文書によってデータの活用方法を切り分けて考えるのもよいでしょう。

また、データの名前付けのルールも検討しておく必要があります。「01.pdf」「02.pdf」のような名前付けでは、何がどの書類かが判別できず、データを活用できなくなってしまいます。「クライアント名_日付_seikyusho.pdf」のように、一目で何の文書かが判明するような名前のルールを決めましょう。

文書電子化は信頼できる専門業者に依頼しよう

電子化代行業者は、機密文書や個人情報が掲載された文書を多く取り扱いすることになります。そのため、まずは依頼しようとしている電子化代行業者が情報セキュリティに関する国際規格であるISO27001、ISMS適合性評価制度による適合認証を取得しているかを確認します。

JNSA（日本ネットワークセキュリティ協会）の報告書によると、2017年は386件の情報漏洩があり、漏洩原因としては誤操作、紛失、不正アクセス、管理ミス、不正な情報持ち出しで全体の85％を占めているとありました。

これらは全て情報セキュリティマネジメントシステムが正常に機能していれば防げる問題ばかりです。電子化を代行する業者としてセキュリティ管理体制が整っているのは絶対条件なのは既述の通りですが、もう一つ良い判断材料となるのが「実績」でしょう。

単に実績件数が多いだけではなく、様々な業種で電子化作業をしてきたという部分が重要になります。お客様と同じ業種で発生した課題を解決したノウハウは、単に課題を解決するだけではなく、業務効率をさらに向上させるような提案を期待することができます。
Webサイトに事例紹介のページがあれば同業者の事例があるかチェックするのが良いでしょう。

スキャンブリッジではISO27001、ISMS適合性評価制度による適合認証を取得しているので、情報漏洩のリスクは限りなくゼロに近く、安心して文書をお預けいただけます。様々な業種での豊富な実績があり、抱えておられる課題に対して適切なご提案をいたします。

文書電子化は、業務効率化やコスト削減、スペースの有効活用といった様々なメリットをもたらします。文書電子化をご検討されているなら、スキャンブリッジまでお気軽にお問合せください。