紙の文書をスキャンしてデジタルデータに変換する文書電子化は、業務効率化やコスト削減の観点から導入する企業が増加しています。

しかし、ファイルから書類を外しホッチキスやクリップを除去、折れている部分が無いかチェックした上でスキャニングし、その後に正しく画像化されているかを目視で確認、PDFファイルに誰もが理解できるルールに則ったファイル名を付けるといった作業を内製化するのは、時間と手間が非常にかかってしまいます。

そこで活用されているのが、文書電子化（スキャニング）サービス。人手と手間と時間がかかる電子化作業を専門業者にアウトソーシングすることで、効率的にクオリティの高い電子文書を作成することができます。

ただ、各業者が提供するサービスの特性もよく見抜かないと、思ったような文書電子化を実現できない可能性があります。ここでは、良い文書電子化サービスを見抜くための5つのポイントを紹介いたします。

文書電子化サービスを見定める5つのポイント

1.電子化後のことまで考えた提案やサポートがあるか

文書の電子化は、紙の書類をスキャナーで読み取ってPDF化して終わりではありません。あくまでも文書の電子化は手段であり、電子化されることで業務が効率化されたり、保存スペースが削減されて保管コストが削減できたりすることがゴールとなります。その為には体系化され社内にある文書の全体感がわかりやすいフォルダ構造になっているか、ファイルを開かなくても内容が判別できて、検索機能が十二分に発揮できるようファイル名の作成ルールになっているかなど、スキャニング作業以外の部分の提案がしっかりできることが重要です。

社内で最適なフォルダ（ディレクトリ）構造を構築するのは不可能ではないですが、膨大な書類を構造化してまとめあげるのは容易なことではありません。文書情報管理士などの有資格者が在籍し提案・サポートしてくれる会社を選ぶようにしましょう。どのようなフォルダ構造やファイル名にするのが最も効率的に運用できるか、しっかりとヒアリングしてくれる会社であれば、安心して任せることができるはずです。

2.セキュリティが万全か

文書電子化では、個人情報や機密情報が掲載された重要書類を取り扱うことになります。情報漏洩のリスクを避けるためにも、万全なセキュリティ対策を講じた専門業者を選ぶようにしましょう。

ISO27001、ISMSなど情報セキュリティに関する認定資格を保有している企業は、社内セキュリティ体制も万全で、管理体制がしっかりと整っていると言えます。依頼先を選定する際は、これらの資格を保有しているかもチェックするようにしてください。

3.現場作業も可能か

機密文書の多い業界や企業であれば、そもそも外部に書類を持ち出せない規定となっていることもあるでしょう。また、社内での閲覧頻度が高い書類は、外部に預けた場合業務に支障が出ることも考えられます。

そのような場合は、現場に出向いて作業できるスキャニング会社を選ぶことをおすすめします。様々な文書に対応できるスキャナーを現場に持ち込み、熟練したオペレーターがスキャニング作業することで、重要な書類や使用頻度の高い書類を外部に預けることなく、その場で文書電子化を完結させることができます。出張スキャニングは対応していないスキャニング会社が多いため、しっかりとチェックするようにしましょう。

4.中間マージンが発生しないか

文書電子化を依頼しても、スキャニングやファイルのリネーム作業などを外部委託している会社の場合は、中間マージンが発生してコストが高くなってしまいます。また、重要な書類が様々な業者で取り扱われることになるので、情報漏洩のリスクも高まります。

そのため、スキャニングから廃棄処分まで一貫して対応できる専門業者を選ぶことをおすすめします。すべての作業が一つの会社で完結するため、中間マージンが発生せずコストを抑えられます。また、情報漏洩リスクも回避できるため、機密文書も安心して任せることができます。

5.スキャニング技術が高いか

文書電子化において最も重要になるのが、電子化したデータが原本と同等レベルの見読性があるかどうかです。スキャニング技術の高い会社を選ばないと、濃度が適切でなかったり、画像の歪みがあった場合、情報が読み取れないという可能性もあります。またチェック体制が整っていない場合、スキャン漏れが発生し文書が消失してしまうことにもなります。

スキャニング会社の電子化品質はスキャナーの性能だけでなく、オペレーターの熟練度や進行管理、品質チェック体制も大きな影響を与えます。管理、チェック体制が整えられているかなど、クオリティを担保するための工程が敷かれているかまできちんと調べるようにしましょう。

また、文書管理のプロフェッショナルである「文書情報管理士」の資格を保有しているスタッフがいると安心です。文書情報管理士とは、文書の運用管理から文書電子化にまつわる法律まで熟知したエキスパートに与えられる資格のこと。クオリティが高く、運用しやすい電子文書のあり方を企業に応じて提案してくれるでしょう。

文書電子化ならスキャンブリッジにお任せください

スキャンブリッジなら、文書情報管理士が文書の内容や運用の見通しについてヒアリングし、最適な文書電子化のフローをご提案します。スキャニングから廃棄処分まですべての作業を自社スタッフが行うので、中間マージンが発生せず、情報漏洩のリスクもありません。

また、「JIS Q 27001:2014」に適合した情報セキュリティマネジメントシステム（以下、ISMS）を構築し、個人情報保護やセキュリティ事故の防止に努めています。「出張スキャニングサービス」をご利用いただくと、社外持ち出し禁止の機密文書を現場でスキャニングすることが可能です。

スキャニングは豊富な知識と経験を有する専門スタッフが担当し、トリプルチェック方式でスキャンミスをなくしているので、クオリティの高い電子化サービスをお約束します。文書電子化を検討されているなら、スキャンブリッジまでお気軽にお問い合わせください。