文書の電子化を行うことで、コストの削減や探す手間の軽減など、さまざまなメリットを享受することが可能です。近年では、それら電子化の業務を代行するスキャニングサービスもメジャーになってきました。一方で、電子化したい書類の中には社外秘の重要書類も存在し、その扱いをどうすべきか悩んでいる事業者も多いのではないでしょうか。

そんな時に利用できるのが、直接社内にチームを呼び、現場でスキャニングを行ってもらう出張スキャニングサービスです。今回は、出張スキャニングサービスについて、その工程や必要性に関して解説していきます。

出張スキャニングサービスとは

社外に持ち出せない機密文書や、業務で日常的に使用している一般文書など、外部に持ち出す形では、スキャニングサービスの利用に向かない書類があります。往々にしてそれらの書類は、スキャニングを諦めるか、内製化して行うかの2択になっていたのですが、どちらにしてもコストが掛かる大変な作業であることに間違いはありません。

それを解決するために出来た新しいサービスが、この出張スキャニングサービス。クライアントのオフィス内に、専門機材と専門スタッフを出張させ、社内でスキャニング作業を完了させるため、社外秘の書類はもちろん、日常的に使用するため手元に置いておきたい書類なども気軽に電子化ができるようになるサービスです。

ハイレベルな個人情報や機密情報などを数多く扱う金融機関や保険会社などは、文書の種類が多岐にわたり、その電子化の方法も複雑になりがちです。そのため電子化を内製化しようと思っても難しく、特に出張スキャニングサービスのニーズが高い業界と言えます。

出張スキャニングサービスの利用に際して

出張に限ったことではありませんが、スキャニングサービスを利用する前には、書類の精査が必要不可欠です。電子化が必要な書類なのか、社外への持ち出しができる書類なのか、どういった目的で使われるのか、そういった書類の種類と使い道をしっかりと事前に定めておくことが、電子化のメリットを最大限に引き出す秘訣。

自分たちでそれらの仕分けを行うこともできますが、仕分けの段階から文書電子化のプロに協力してもらうことも可能です。スキャンブリッジでは文書情報マネジメントの専門家である「文書情報管理士」が事前のヒアリングを実施し、より効率的な文書管理をするためのデータ管理法を策定。スキャニングの効率化を最大限にしつつ、一方でスキャニング後の検索にも対応できるよう、キーワード登録などにも適切なアドバイスを行っています。

単に書類をデータ化するだけであれば、時間とコストさえかければ誰でも実現できてしまうものですが、有効活用をしていくためにはこれらの仕組み作りまでしっかりと検討しておくことが必要不可欠です。出張スキャニングサービスを利用する時は、その業者がどこまでサポートをしてくれるのか、事前にしっかりと確認しておいた方が良いでしょう。

業者利用の前に確認しておくべきこととは

また一言に出張スキャニングサービスと言っても、業者によって行えるサービスはさまざまです。小型のポータブルスキャナしかなく、A3サイズなどの大判書類のスキャニングができなかったり、依頼したい文書量によっては、対応に大量の時間が必要になったり、最悪の場合お断りをされてしまうケースも。Web上などでは「できない」サービスを明確に示していないところもありますので注意をしましょう。

また持ち込みによるスキャニングサービスと、出張によるスキャニングサービスによって、使える設備や作業環境が大きく異なる業者も存在します。いくら自社内の設備が充実していても、その環境を外に持ち出すことができなければ、出張スキャニングサービスの品質が上がることはありません。業者なんてどれも同じと思わず、色々な候補を比較検討していくことが大切です。

出張スキャニングサービスはスキャンブリッジにお任せください

これまで解説してきた通り、出張スキャニングサービスを利用する際には、事前の準備と現場での対応力に優れた業者を選定することが必要不可欠です。スキャンブリッジであれば、前述した「文書情報管理士」による的確なアドバイスはもちろん、図面や冊子書類などにも対応できる高速スキャナーを保有し、その他の必要備品もすべて社内でご用意し、持ち込みさせて頂きます。

事前の準備をほとんど必要としないため、お客様ご自身にかかる手間を大幅に削減できることはもちろん、実作業もかなりの短期間で仕上げることが可能です。豊富な経験を持つスキャニング専門スタッフが担当するため、品質にも一切の妥協を致しません。スキャナーで読み取られた画像は即座にシステムで傾きや折れなど異常がないかチェックされ、保存された画像はスタッフがもう一度チェックします。さらに別のスタッフが最終チェックをおこなうトリプルチェック方式でスキャンミスを無くします。

案件に関するご相談から、作業に伴う金額面でのお問い合わせまで、幅広く受け付けておりますので、まずはお気軽にご連絡ください。